2024年10月に郵便料金が大幅に値上げ

5月中旬に関係閣僚会議での決定に伴い30年ぶりに値上げする報道がありましたが、みなさんご存じですか？

25グラム以下の定形郵便が現在の84円から110円へ、はがきも63円から85円へ、速達やレターパックなどの郵便サービスも値上げとなります​ 。
電子メールやSNSの普及により郵便物の需要が減少していることが背景のようですが、​​約3割も値上げしたら余計に減少する気が。。。
もしかすると、日本郵便さんはこの値上げにより、『もう郵便は使ってくれるな』というメッセージを伝えようとしているのかもなんて考えたのは私だけでしょうか？

※郵便料金の料金変更表（当社作成）

ビジネスにおける郵送コストはどれくらい

月間5万通の封筒を郵送する企業だと、値上げ26円×5万通×12か月＝1,560万円/年のコスト増になりますし、速達や配達証明、レターパック等を利用される際は約2,000万円くらいの影響になりそうです。

なかなかその規模感の郵送実務がある企業は少ないと思いますが、10通/日でも5,200円/月＝62,400円/年ですので、お子さんのお小遣い程度の支出は増える計算になります。
会社の支出なので個人の懐は痛まないですが、お小遣いだと家計からの支出になるので、何とか削減策を考えようとなりますよね。

企業に出来る策は意外と多い

秋の郵便料金値上げですが、食料品や電気・ガスなどのインフラ料金値上げに比べると実は対策できることが多いと言われています。

１．最優先は紙で発行する書類を電子化すること

請求書・領収書・カタログなど、これまで出来上がったものを紙に印刷していたものは、すべてデータで提供に切り替えることが可能ですし、今は多くの会社から対応システムなどもリリースされているので、そう難しくないのが実情です。その費用捻出が大変ではあるものの、3年で回収できるなら切り替えた方が良いという判断になることも多いように感じています。

２．送付も電子化すること

送付物がデータ化されると、送付手段も必然的に電子化が選択されます。先に記載の通り、電子化対策にコストが掛かる分、大量メール送付も自動化してくれるので、郵送代や関連費用も吸収され、時を経るにつれコスト減効果も出てくるハズです。また電子化した資料がHPからダウンロードできるといつでも最新版を手にすることができるので、無駄な問い合わせが減るという副次的効果も期待できます。

シャープファイナンスとのやり取りにおいて
電子化できるものは何か？ーーーーその答えは2つあります。

1．支払明細の電子化

弊社からお支払する支払明細はSPEEDⅡ.Webからダウンロードできることはもうご存じですよね？昨年の電子帳票保存法開始やインボイス対応でこの支払明細の存在は認識頂いているかと思いますが、実はまだ相当数を郵送で発送しています。送付する弊社費用は先の通りですが、受けて頂く各社担当者さまにも開封⇒入力⇒控えなど雑多な作業が掛かってしまうため、要らないのに届いているなぁと思って受け取られている先がありましたら、ぜひ弊社営業担当までご連絡を頂けると助かります。

2．電子契約の活用

営業担当のみなさまにも効率化が期待できるものがこの電子契約です。

このコラムでも過去に何度かお知らせをしており、その影響もあってかこの春頃より新たに電子契約を導入頂くお取引店さまが徐々に拡大していいます。一度活用頂くと『手書きの煩わしさ』や『印鑑の不鮮明』などチョットした不備対応からも解放され、お客さま先への価値の低い訪問対応が減るなどのメリットの声も聞こえてくるようになりました。たかが30分かもしれませんが、その時間を新規案件に活用できれば更なる売上増も期待できますし、やはり後ろ向きな活動よりも前向きな活動をしている方が充実感も変わってきますからね。

そして、より多くの方に活用頂けるよう、電子契約の説明動画資料をこの度作成しました。動画は「概要編」・「契約情報入力編」・「契約内容確認編」・「電子署名編」の4部に分かれており、このイツトナ内に格納していますので、いつでもご覧になって頂くことが可能です。これを機に導入をしたいと思って頂けた方は、弊社営業担当者、もしくはイツトナ内のお問合せ窓口よりご一報ください。
ぜひ便利かつローコストな事務作業に切り替えて頂きたいですし、「気付けば他社はみな活用していて、自社だけが紙で苦労していた」と取り残されることがないよう、弊社も出来る限りの支援をさせて頂きます。